Komunikasi Dalam Tulisan

Komunikasi Dalam Tulisan

A.     Penulisan kabar atau berita

Menulis berita merupakan suatu upaya menyampaikan kabar atau sebuah informasi mengenai sesuatu hal atau kejadian dalam bentuk tertulis. Seorang penulis berita yang baik dapat menuliskan sebuah berita dengan lengkap dan komunikatif, sehingga pembaca berita dapat memahami segala sesuatu yang disampaikan dalam berita tanpa kesulitan dan tanpa adanya kesalahan tafsir. Apakah semua peristiwa dapat atau layak untuk dijadikan sebuah berita? Seorang penulis berita akan memilih mana peristiwa atau perihal yang layak untuk dijadikan berita.

Hal pertama yang harus kalian lakukan untuk meliput peristiwa tersebut menjadi sebuah berita adalah mencatat semua informasi berkaitan dengan unsur-unsur kelengkapan berita.

Adapun kelengkapan dalam sebuah berita meliputi unsur-unsur pertanyaan (5W+1H) apa, siapa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana, terkait isi berita.

B.     Penulisan pesan pesan persuasive

         Persuasif merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan, atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasif yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyaipilihan dan membuat mereka setuju. Penyampaian pesan – pesan persuasif dapat diterapkan untuk kepentingan internal dan eksternal.

Didalam suatu organisasi, pesan-pesan persuasif dimaksudkan untuk menjual ide/gagasan kepada orang lain, memberi saran agar prosedur operasional lebih efisien, mengumpulkan suatu dukungan untuk kegiatan tertentu, dan untuk meminta bantuan dana bagi pembiayaan suatu proyek tertentu.

1.      Analisis Audien

Penyampaian pesan – pesan persuasif yang terbaik adalah dengan cara

menghubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens. Untuk

mengakomodasikan perbedaan individual, analisis audiens anda dan kemudian

susunlah suatu pesan yang dapat menjadi daya tarik bagi kebutuhan mereka.

2.      Pertimbangan Perbedaan Budaya

Pemahaman terhadap perbedaan budaya yang ada bukan saja akan membantu dalam

memuaskan kebutuhan audiens, tetapi juga akan membantu bagaimana mereka respek

terhadap anda.

3.      Memilih Pendekatan Organisasional

Dalam hal ini, kita dapat menggunakan pendekatan organisasional tak langsung dalam

menyampaikan pesan – pesan persuasif. Akan tetapi jika audiens adalah objektif, atau

jika kita tahu bahwa mereka suka mendengan pesan yang disampaikan secara

langsung, maka bisa menggunakan pendekatan operasional langsung .

C.      Korespondensi (surat menyurat)

Korespondensi adalah kegiatan penyampaian pesan berupa surat antara pihak-pihak yang terkait didalamnya baik itu mengatasnamakan instansi ataupun perseorangan. Korespondensi dapat juga disebut sebagai kegiatan surat menyurat. Sedangankan untuk pihak yang terkait disebut dengan koresponden.

Salah satu media yang digunakan dalam korespondesi ialah surat. Surat ialah sarana penyampaian pesan dari pengirim kepada penerima secara tertulis dan memiliki prosedur tersendiri dalam penulisannya. Surat memiliki peranan penting dalam menciptakan hubungan antara pihak-pihak terkait. Untuk itu, penulisan surat haruslah sesuai dengan kaidah-kaidah yang berlaku baik dari segi bahasanya maupun dari segi tata letaknya.

Ciri-ciri Surat :

1.      Pesannya berupa tulisan

2.      Terdapat isi pesan yang menjadi pokok pembicaraan

3.      Penulisannya mengikuti aturan tertentu

4.      Gaya bahasa sesuai dengan jenis surat

5.      Terdapat informasi mengenai pihak yang terkait

Fungsi Surat :

1.      Sebagai penyampai pesan

2.      Sebagai wakil atau delegasi pengirim

3.      Sebagai pedoman atau petunjuk suatu hal

4.      Sebagai bukti tertulis

5.      Sebagai alat pengingat

6.      Sebagai dokumen penting

Bagian-bagian Surat :

Bagian surat tidaklah sama semua, karena setiap jenis surat memiliki bagian-bagiannya sendiri. Namun ada beberapa bagian yang umumnya ada dalam sebuah surat. Bagian tersebut ialah:

1.      Informasi pengirim atau kop surat

2.      Atribut surat (tanggal, nomor, dan perihal surat)

3.      Penerima surat

4.      Alamat tujuan surat

5.      Pembuka surat

6.      Isi surat

7.      Penutup surat

8.      Identitas pengirim (tanda tangan, nama lengkap, dan jabatan)

9.      Tambahan (lampiran, tembusan dan pengonsep)

 Sumber : 

https://dhaniaputris.wordpress.com/2016/06/06/komunikasi-dalam-tulisan/

Komunikasi Lisan dan Negosiasi

Komunikasi Lisan dan Negosiasi

A. Komunikasi Lisan dalam Rapat

Di dalam suatu pertemuan dan dalam suatu rapat setiap anggota atau peserta harus menyadari posisinya dalam forum tersebut. Tiap peserta hendaknya:

– Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian.

– Mampu menjadi komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan.

– Mampu berkomunikasi secara terbuka, jujur dan bertanggung jawab.

– Mampu menjadi komunikan yang sangat responsive namun tidak emosional.

– Mampu mengontrol diri, dan menghindarkan terjadinya debat serta tidak berbicara bertele-tele.

B. Komunikasi Lisan dalam Wawancara

Misalkan dalam suatu wawancara, kita melakukan komunikasi dengan seorang yang diwawancara. Dalam wawancara tersebut, ada pihak yang lebih mencondong memberikan pertanyaan. Wawancara biasanya dilakukan untuk mengumpulkan data yang ingin kita dapat. Ada juga etika dalam berwawancara, diantaranya adalah memperkenalkan diri terlebih dahulu. Kemudian kita sampaikan maksud dari wawancara yang kita lakukan. Kita juga harus respect kepada orang yang kita tanya sehingga ia merasa nyaman. Berikut ini ialah hal yang perlu diperhatikan ketika melakukan wawancara:

1. Gunakan volume suara yang baik dan terdengar (berbicara tidak terlalu keras).
2. Hindari bahasa menggurui responden.
3. Hindari sikap rakus.
4. Fokus pada lawan bicara.
5. Fokus pada pembicaraan.
6. Tidak boleh memotong pembicaraan.
7. Lakukan verifikasi jika ada kekurangan.
8. Hindari kata-kata kasar (kotor).
9. Bersikap ramah.
10. Jangan menyakiti hati responden.
11. Hidari tatapan yang menyelidik/melotot/clingak-clinguk.
12. Ucapkan terima kasih.

C. Komunikasi Lisan dalam Bernegosiasi

Sebagaimana kita cukup sering mendengar negosiasi diartikan sebagai proses yang melibatkan upaya seseorang untuk merubah atau tidak merubah sikap dan perilaku orang lain. Sedangkan pengertian yang lebih terinci menunjukkan bahwa negosiasi merupakan proses untuk mencapai kesepakatan yang menyangkut kepentingan timabal balik dari pihak-pihak dengan sikap, sudut pandang, dan kepentingan-kepentingan yang berbeda satu sama lain. Negosiasi, baik yang dilakukan oleh seorang pribadi dengan pribadi lainnya, maupun negosiasi antara kelompok dengan kelompok (atau antar pemerintah), senantiasa melibatkan pihak-pihak yang memiliki latar belakang berbeda dalam hal wawasan, cara berpikir, corak perasaan, sikap dan pola perilaku, serta kepentingan dan nilai-nilai yang dianut. Pada hakikatnya negosiasi perlu dilihat dari konteks antar budaya dari pihak yang mela-kukan negosiasi, dalam artian perlu komunikasi lisan, kesedian untuk memahami latar belakng, pola pemi-kiran, dan karakteristik masing-masing, serta kemudian berusaha untuk saling menyesuaikan diri.

Agar dalam berkomunikasi lebih efektif dan mengena sasaran dalam negosiasi bisnis harus dilaksanakan dengan melalui beberapa tahap yakni:

1. Fact-finding, mengumpulkan fakta-fakta atau data yang berhubungan dengan kegiatan bisnis lawan sebelum melakukan negosiasi.

2. Planning/rencana, sebelum bernegosiasi/berbicara susunlah dalam garis besar pesan yang hendak disampaikan. Berdasarkan kerangka topik yang hendak dibicarakan rincilah hasil yang diharapkan akan teraih. Berdasarkan pengenalan Anda terhadap lawan tersebut, perkirakan/bayangkan kemungkinan reaksi penerima pesan/lawan berbicara terhadap apa yang Anda katakan.

3. Penyampaian, lakukan negosiasi/sampaikan pesan dalam bahasa lawan/si penerima. Usahakan gunakan istilah khas yang biasa dipakai oleh lawan negosiasi kita. Pilihlah kata-kata yang mencerminkan citra yang spesifik dan nyata. Hindari timbulnya makna ganda terhadap kata yang disampaikan.

4. Umpan balik, negosiator harus menguasai bahasa tubuh pihak lawan. Dengarkan baik-baik reaksi lawan bicara. Amati isyarat prilaku mereka seperti: angkat bahu, geleng–geleng kepala, mencibir, mengaggguk setuju. Umpan balik dapat untuk mengetahui samakah makna yang disampaikan dengan yang ditangkap lawan negosiasi bisnis kita.

5. Evaluasi, perlu untuk menilai apakah tujuan berkomunikasi/negosiasi sudah tercapai, apakah perlu diadakan lagi, atau perlu menggunakan cara-cara untuk mencapai hasil yang lebih baik.

Meskipun pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik, bukan berarti hasil yang diharapkan akan diperoleh sesuai dengan yang direncanakan semula. Yang sering terjadi justru perbedaan pandangan terhadap cara penyelesaian masalah antara pemberi dan penerima pesan. Sehingga diperlukan pembicaraan lebih lanjut, yang memerlukan perjuangan tersendiri bagi pengirim pesan dalam menyampaikan dan memenangkan pendapatnya.

Kalau terjadi adu pendapat antara negosiator dengan pihak lawan maka timbul dorongan untuk menang. Keinginan untuk menang di satu sisi dengan mengabaikan kekalahan dipihak lainnya, biasanya sulit tercapai. Untuk itu digunakan strategi menang-menang (win-win solution). Artinya ada sebagian keinginan kita yang dikorbankan dengan mengharapkan pihak lawan juga akan mengorbankan hal yang sama, sehingga kesepakatan di antara kedua belah pihak dapat tercapai.

Sumber : 

https://anchanchan.wordpress.com/2016/05/27/komunikasi-lisan-dan-negosiasi/

Presentasi Bisnis

Presentasi Bisnis

A. Persiapan Dasar Presentasi Bisnis

• Penguasaan terhadap Topik atau materi yang akan Dipresentasikan

Penguasaan terhadap materi yang akan dipresentasikan merupakan salah satu syarat penting agar apa yang ingin disampaikan kepada audiens dapat mencapai sasaran. Ketidaksiapan terhadap materi yang akan dipresentasikan  bukan saja menghambat penyampaian pesan kepada audiens, tetapi juga akan memberikan citra (image) yang kurang baik bagi pembicara yang bersangkutan. Oleh karena itu, kuasailah materi tersebut dengan baik sebelum melakukan  presentasi di hadapan audiens.

• Penguasaan Berbagai Alat Bantu Presentasi dengan Baik

Di samping penguasaan materi yang baik, yang juga penting adalah  bagaimana seorang pembicara mampu memanfaatkan berbagai alat bantu  presentasi bisnis demi pencapaian tujuan yang dikehendaki. Berbagai alat bantu presentasi bisnis yang dapat digunakan antara lain: whiteboard, spidol, overhead projector (OHP), transparansi, slide, komputer,  bagan, flip chart, kamera video, tape, televisi, dan LCD projector.

• Menganalisis Audiens

Agar tujuan presentasi bisnis dapat tercapai dengan baik, seorang pembicara  perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Melalui pendekatan bertanya dengan menggunakan kata tanya seperti: apa, siapa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana, seorang pembicara akan dapat mengidentifikasi siapa sebenarnya audiens yang dimaksud sehingga dapat melakukan berbagai persiapan antisipatif.

• Menganalisis Berbagai Lingkungan Lokasi atau Tempat untuk Presentasi

Agar presentasi bisnis yang dilakukan tersebut dapat mencapai tujuan, seorang pembicara perlu mengenal lebih dekat lingkungan lokasi atau tempat ia akan melakukan presentasi bisnis. Pemahaman terhadap lingkungan atau suasana lokasi untuk presentasi bisnis tersebut akan memberikan kemudahan kepada seorang pembicara dalam mengatur alat bantu presentasi yang sesuai dengan lokasi tersebut. Misalnya, apakah lokasi yang digunakan untuk presentasi memiliki ruang yang cukup luas, bagaimana tata letak ruangan, bentuk meja dan tempat duduk untuk audiens, dan lain-lain.

B. Penggunaan Alat Bantu dalam Presentasi

Sejalan dengan perkembangan teknologi multimedia dewasa ini, sudah seharusnya seorang pembicara profesional tidak ketinggalan dalam memeanfaatkan teknologi modern tersebut. Namun, yang lebih penting adalah bagaimana seorang pembicara mampu menjelaskan, menafsirkan, maupun meyakini yang dipresentasikan dengan baik melalui alat bantu presentasi yang tersedia tersebut. Pemilihan alat bantu audio visual presentasi yang akan digunakan sangat bergantung pada sejauh mana seorang pembicara mampu menganalisis materi, audiens, maupun suasana lokasi seorang pembicara akan melakukan presentasi bisnis. Ketidaktepatan dalam menggunakan alat bantu presentasi bisnis bukan saja mengganggu jalannya presentasi yang dilakukan, tetapi juga memberikan penilaian yang kurang mrnguntungkan bagi pembicara tersebut.

Alat bantu presentasi cukup banyak variasinya, mulai dari alat bantu presentasi yang konvensional sampai dengan yang modern atau kontemporer. Sebelum menggunakan alat bantu presentasi tersebut, sudah selayaknya apabila seorang pembicara memiliki kemampuan teknis operasional dan melakukan pemeriksaan sebelum alat bantu presentasi bisnis tersebut digunakan. Berbagai alat bantu presentasi bisnis mencakup antara lain; blackboard, whiteboard, flipcharts, transpartasi overhead projector, slide, papan tulis elektronik, VCR, panel LCD, LCD projector. Masing-masing alat bantu presentasi bisnis tersebut memiliki keunggulan dan kelemahan yang dapat dijelaskan berikut ini;

1.      Papan Tulis Hitam dan Papan Tulis Putih (blackboard dan whiteboard)

2.      Flip Charts

3.      Transparansi Overhead Projector

4.      Slide

5.      Papan Tulis Elektronik

6.      Video Cassette Recorder (VCR)

7.      Panel LCD

8.      Proyektor LCD

C. Menganalisa Audience

Untuk dapat melakukan presentasi bisnis yang baik, salah satu persyaratannya, pembicara harus dapat menganalisis audiens (audience analysis) secara tepat. Ketidaktepatan dalam menganalisis audiens akan membuat pembicara gagal atau kecewa karena tidak mampu menyampaikan presentasi dengan baik. Oleh karena itu, dalam menganalisis audiens seorang pembicara harus mampu menjawab enam pertanyaan mendasar berikut ini.

1.      Siapa Audiensnya?

Analisis audiens ini berkaitan dengan kepada siapa seseorang itu berbicara. Semakin banyak informasi yang dapat diperoleh dari para audiens, pembicara semakin mudah melakukan presentasi secara tepat.

2.      Apa yang Diinginkan Audiens?

Agar penyampaian pesan-pesan bisnis sesuai seperti yang diharapkan, pembicara yang baik perlu mengetahui apa yang diinginkan oleh audiens.

3.      Dimana Melakukan Presentasi?

Bagi pembicara, pemahaman terhadap tempat presentasi dilakukan sangat penting. Pemahaman tempat presentasi akan membantu pembicara untuk menyusun strategi yang tepat

4.      Kapan Melakukan Presentasi?

Seorang pembicara perlu memperhatikan secara seksama kapan melakukan presentasi bisnis (rincian mengenai tanggal, bulan, hari dan jam berapa). Sebagaimana dalam waktu sehari terdapat berjam-jam ketika Audiens masih “segar”, tetapi juga terdapat jam-jam saat stamina audiens telah menurun, melemah, bahkan cendrung mengantuk. Pagi hari sangat baik untuk melakukan presentasi bisnis. Adapun waktu siang hari setelah makan siang merupakan waktu yang cukup berat untuk presentasi bisnis, karna audiens cendrung ngantuk.

5.      Mengapa Melakukan Presentasi?

Sebelum melakukan presentasi bisnis, seorang pembicara harus mampu menjawab pertanyaan mengapa harus melakukan presentasi bisnis. Tentunya akan sangat bervariasi antara seseorang dengan yang lain. Mungkin bagi pembicara yang lainnya bagi presentasi bisnis dimaksud untuk memberikan alternatif solusi atas merosotnya omset penjualan buku-buku referensi peguruan tinggi di tanah air akhir-akhir ini.

6.      Bagaimana Melakukan Presentasi?

Seorang pembicara yang satu dengan pembicara dengan pembicara yang lain tentunya memiliki strategi presentasi bisnis yang berbeda-beda. Misalnya, presentasi dilakukan dengan memegagang catatan atau naskah lengkap, menggunakan tranparansi overbead, slide, proyektor LCD, computer atau multimedia, atau lainnya.

D. Mempersiapkan Diri dan Mental

Dalam melakukan presentasi bisnis, sebenarnya bukan saja ucapan atau pembicara yang menjadi perhatian. Tetapi juga muncul gerakan-gerakan tertentu yang dilakukan oleh pembicara. Presentasi bisnis termasuk salah satu bentuk komunikasi nonverbal. Gerakan-gerakan yang sering dilakukan pembicara dalam melakukan presentasi bisnis antara lain meliputi ekspresi wajah, senyuman, kontak mata, gerakan tangan, gerakan bahu, gerakan kepala, dan cara berdiri.

a.       Ekpresi Wajah

Ekspresi wajah adalah salah satu ekspresi tubuh yang dapat memberikan arti senang, senang, sedih, cemberut, atau marah. Wajah dapat mengekpresikan dirinya dengan polos, apa adanya tidak perlu ditutup-tutupi. Oleh karna itu saat melakukan presentasi bisnis seorang pembicara perlu berlatih bagaimana  menampilkan ekspresi wajah untuk mengekspresikan kesenangan, kesedihan, atau kemarahan terhadap sesuatu.

b.      Senyuman

Menurut suatu penelitian, orang yang mudah tersenyum lebih bahagia dari pada mereka yang tidak pernah tersenyum. Para ilmuan membuktikan bahwa dengan tersenyum, seseorang yang mengeluarkan suatu zat kimia  didalam otak, sehingga ia merasa enak atau senang.Senyum dapat mengapus beda pendapat, mengobati perasaan sakit, memulai hubungan, meyakinkan teman, dan menyampaikan pengahargaan. Dalam presentasi bisnis, senyum yang polos, tulus dan tidak dibuat-buat dapat membuat penampilan lebih bersahabat dan membangun hubungan yang lebih  akrab terhadap audiens. Ada kecendrungan seseorang lebih senang melihat orang lain tersenyum dari pada cemberut. Oleh karna itu, senyumlah selama melakukan presentasi bisnis memiliki arti yang sangat penting. Tersenyumlah secara wajar atau secukupnya tetapi jangan berlebihan.

c.       Kontak Mata

Kontak mata (eye contact) yang efektif dan efesien adalah ciri-ciri profesionalitas pembicaraan. Menurut Leonardo da vinci, mata adalah cerminan jiwa. mata juga menunjukan keyainan diri seseorang. Sedangkan mata yang setangah tertutup memberikan kesan adanya keraguaan atau kesangsian.Pada menit-menit pertama melakukan prsentasi bisnis, kontak mata memiliki makna yang cukup melakukan prsentasi bisnis tataplah para audiens dengan baik. Jangan memfokuskan perhatian pada seseorang atau sisi ruangan tertentu, tetapi tataplah mereka secara merata. Tatapan mata  si pembicara  keseluruh audiens menunjukan bahwa ia berharap semua audiens memperoleh perhatian yang sama. Pandanglah mereka dengan senyuman manis. Hindari ekspresi wajah yang cemberut.

d.      Gerakan Tangan

Gerakan tangan sangat membantu dalam melakukan persentasi bisnis yang dapat memperkuat topik bahasan dan lebih membantu dalam meyakinkan audiens. Gerakan tangan yang dilakukan oleh pembicara saat persentasi bisnis ada bermacam-macam, sesuai keinginan pembicara namun harus tetap santun. Salah satu contoh gerakan tangan oleh pembicara adalah ketika pembicara menggerakkan tangan secara terbuka untuk menunjukkan kejujuran atau keterbukaan.

e.       Gerakan Bahu

Gerakan bahu yang dilakukan pembicara dapat menunjukkan bahwa kita sebagai pembicara dalam persentasi bisnis dalam keadaan siap atau menyerah. Gerakan bahu tegak yang diiringi dengan kepala mendongak keatas dan menghembuskan nafas menunnjukkan pembicara dalam keadaan siap, sedangkan gerakan bahu yang terkulai lemas menunjukkan pembicara sedang tidak bersemangat atau menyerah.

f.       Gerakan kepala

Gerakan kepala pembicara dalam persentasi bisnis dapat menunjukkan tindakan setuju atau menolak suatu pernyataan. Seperti ketika kita setuju dengan sebuah pernyataan gerkan kepala kita adalah dengan menganggukkan kepala, sedangkan ketika kita menolah sebuah pernyataan maka gerakan kepala kita adalah dengan menggelengkan kepala.

g.      Cara Berdiri

Berdiri dalam melakukan persentasi bisnis merupakan hal positif karena posisi pembicara tampak lebih tinggi dan lebih mudah bergerak serta mengatur pernapasan. Cara pembicara berdiri didepan audiens akan menentukan keberhasilan pembicara dalam menyampaikan persentasi. Cara berdiri pembicara yang baik dan benar adalah berdiri tegap, tegakkan dada dan bernafas dengan perut, condongkan kepalas sedikit kedepan, buka kedua tangan, dan jangan membungkuk.Peter Urs Benders dalam buku Secrets Of Power Presentations memberikan resep bagaimana seorang pembicara mampu mengembangkan percaya diri , yaitu :

1.      Saat anda di perkenalkan , tersenyumlah dan pandanglah sekilas semua hadirin (audiens) dan kemudian keada orang yang mengatakan segala yang baik dari anda (yang memperkenalkan anda) . Jangan nunduk malu . Berbanggalah !

2.      Mulailah perlahanlahan, dengan punggung dan dagu tegak . kemudian percepat  secara bertahap.

3.      Bukalah presentasi anda dengan mengatakan sesuatu secara sungguhsungguh.

4.      Mengakui anda lebih tau tentang topic tersebut, dari pada para pendengar anda. Anda seorang pakar.

5.      Pakailah pakaian anda yang terbaik.

6.      Yang terpenting , hiasi wajah anda dengan senyuman. Tubuh anda un akan merasa positif . Teruslah berkata ada diri sendiri betapa nyamannya perasaan anda.

Sumber : 

http://situkangtugas.blogspot.co.id/2014/10/tugas-kelompok-makalah-komunikasi.html

Perencanaan Laporan Bisnis

Perencanaan Laporan Bisnis

a. Pengertian dan jenis laporan bisnis

Menurut Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya "Effective Business Communications", laporan bisnis (business reports) dapat didefinisikan sebagai suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih, untuk tujuan bisnis tertentu. Sedangkan Himstreet dan Baty dalam bukunya "Business Communications" mendefinisikan laporan bisnis sebagai suatu pesan-pesan yang objektif, dan tersusun secara sistematis, yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi/lembaga, ke lembaga yang lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah. Menurut jenis atau penampilannya, suatu laporan dibedakan atas dasar formalitas dan panjang laporan. Berdasarkan penggolongan ini, laporan dapat berbentuk informal (laporan singkat/short reports) yang meliputi laporan memorandum, laporan surat dan laporan cetak atau formal (laporan panjang/long reports).
- Laporan memorandum: laporan yang menggunakan format memo yaitu mencantumkan kepada, dari, subjek, dan tanggal.
- Laporan surat: laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat, yang di dalamnya berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan, dan referensi.
- Laporan dalam bentuk cetakan: mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi, dan baris-baris kosong.
- Laporan formal: biasanya lebih panjang daripada laporan informal.

b. bagian pokok dalam laporan bisnis

1. Pendahuluan
- Pemberi kuasa
- Layout atau rencana presentasi
- Masalah
- Maksud penulisan laporan
- Ruang Lingkup
- Metodologi
- Sumber-sumber primer atau sekunder
- Latar belakang
- Definisi istilah
- Keterbatasan
- Rekomendasi
2. Isi teks (laporan)
3. Penutup
- Rangkuman
- Kesimpulan
- Rekomendasi
- Rencana tindakan
- Proposisi

c. pengorganisasian isi dalam laporan bisnis

1. Cara menyususn tubuh laporan
a. Cara deduktif/langsung: menggambarkan laporan dari belakang ke depan atau menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terlebih dahulu sebelum menjelaskan hal-hal yang rinci.
b. Cara induktif: menjelaskan fakta-fakta yang ada sebelum ide-ide pokok dan kesimpulan atau rekomendasi dikemukakan.
2. Cara menyusun teks laporan
a. Membuat topik-topik atau kriteria
b. Menyusun urutan suatu peristiwa atau kejadian-kejadian
c. Mendeskripsikan lokasi atau tempat
d. Menjelaskan suatu proses atau prosedur
e. Menyusun urutan tingkat kepentingannya secara alfabetis
f.  Menyusun urutan tingkat familiaritas
g. Menyusun sumber-sumber yang digunakan
h. Pemecahan masalah
3. Metode outline
a. Jenis-jenis judul
 - Judul topik: judul yang paling umum, dapat terdiri atas kata tunggal (kata benda), beberapa kata, atau frasa singkat.
 - Judul kalimat lengkap: selalu mencakup subjek dan predikat.
 - Judul kalimat imperatif: dimulai dengan suatu kata kerja dan tidak memiliki subjek.
 - Judul variant: biasanya dimulai dengan participle.
b. Format outline
 - Outline singkat/pendek: terdiri dari tiga atau empat judul dan subjudul, lebih baik diatur dalam format yang sederhana.
 - Outline panjang: dapat menggunakan kombinasi huruf dan angka, sistem desimal, atau kombinasi angka dan huruf.
c. Paralelisme dalam judul

D. Penulisan Laporan Singkat

Kebanyakan laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Biasanya laporan singkat berbentuk memo atau surat sepanjang satu atau dua halaman. Secara umum, laporan singkat dalam dunia bisnis jarang dilengkapi dengan preliminary parts (seperti halaman judul, surat pengantar, daftar isi, dan rangkuman atau abstrak). Karena hanya terdiri atas satu atau dua halaman, laporan ssingkat lebih menekankan pada body atau tubuh suatu laporan yang mencakup pembuka, hasil temuan, bahasan, dan penutup. Di samping itu, suatu laporan singkat mungkin saja mencakup beberapa elemen penting laporan formal, antara lain:
- Gunakan gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.
- Gunakan grafik untuk lebih menekankan penulisan.
- Gunakan judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.
- Gunakan format memo atau surat.

E. Membuat Laporan Bisnis yang Baik

Laporan bisnis yang baik mencakup tiga hal, yaitu:
1. Informasi yang akurat
- Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkrit.
- Laporkan semua fakta yang relevan.
- Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.
- Berikan bukti-bukti yang mendukung kesimpulan.
- Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan.
- Jaga bias pribadi dalam suatu laporan.
2. Isi menunujukkan suatu pertimbangan yang baik dari penulis
3. Format, style, dan organisasi sesuai dengan kebutuhan pembaca

Sumber :

http://sarahsungkar.blogspot.co.id/2016/05/perencanaan-laporan-bisnis.html

Komunikasi Bisnis

Komunikasi Bisnis

komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan.  Dalam ilmu ekonomi, bisnis adalah suatu organisasi yang menjual barang atau jasa kepada konsumen atau bisnis lainnya, untuk mendapatkan laba. Secara historis kata bisnis dari bahasa Inggris business, dari kata dasar busy yang berarti "sibuk" dalam konteks individu, komunitas, ataupun masyarakat. Dalam artian, sibuk mengerjakan aktivitas dan pekerjaan yang mendatangkan keuntungan.

Hasim Nantjik (1969: 8) mengemukakan bahwa All means of communication to the public news and opinion, cuation and beliefs, wetherbay newspaper, magazines or books, by radio broadcast, by television or by film. (Segala alat digunakan untuk komunikasi kepada publik, baik berupa berita atau pendapat, apakah dikomunikasikan melalui surat kabar, majalah-majalah, ataukah buku-buku, melalui siaran radio, melalui tlevisi atau melalui film).

Ada lima komponen yang penting untuk diperhatikan dalam proses komunikasi, yaitu :

a.       Pengirim pesan (sender atau komunikator).

b.      Pesan yang dikirimkan (message).

c.       Bagaimana pesan tersebut disampaikan (delivery channel atau media).

d.       Penerima pesan (receiver atau komunikan.

e.       Umpan balik (feedback) atau effect.

Kilima komponen penting yang harus diperhatikan dalam proses komunikasi diatas tidak hanya berlaku untuk komunikasi bisnis, tetapi dalam dunia pendidikan kelima komponen tersebut juga penting untuk diperhatikan. Hal itu diperlukan untuk mencapai sebuah tujuan belajar yang diharapkan melalui komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif dalam pembelajaran banyak ditentukan oleh keaktifan selama proses belajar berlangsung yaitu adanya bentuk komunikasi dalam bentuk timbal balik berupa pertanyaan dan jawaban pertanyaan dari sebuah proses belajar mengenai topik tertentu yang dibahas dalam proses belajar tersebut.

Dalam komunikasi bisnis terdapat enam unsur pokok, yaitu :

1. Memiliki tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi.
2.  Pertukaran, dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan komunikan.
3. Gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung tujuan, situasi, dan kondisinya.
4. Menggunakan saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan media tertentu atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.
5. Meggunakan simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan.
6. Pencapaian tujuan organisasi: salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.

Unsur-unsur komunikasi tersebut juga diperlukan dalam komunikasi dalam bidang pendidikan. Hanya saja yang membedakannya adalah tujuan yang akan dicapai disesuaikan dengan kebutuhan dunia pendidikan.

SUMBER :
http://pendidikanekonomia.blogspot.co.id/2013/10/komunikasi-bisnis.html

Pengorganisasian dan Revisi Pesan Pesan Bisnis

Pengorganisasian dan Revisi Pesan Pesan Bisnis

A. Pengorganisasian melalui outline 

Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan dua proses tahapan, yaitu pendefinisian dan penggolongan ide-ide; dan penetapan urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional yang terpilih secara hati-hati.

1.       Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide

Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar yang harus dipecahkan oleh setiap komunikator. Jika materi yang disajikan lemah, apalagi tidak memiliki suatu gaya yang menarik, fakta yang ada dapat menjadi kabur. Cepat atau lambat, audience akan menyimpulkan bahwa yang disampaikan benar-benar tidak bernilai sedikitpun. Semua kegiatan komunikasi, baik menelpon, membuat 3 paragraf surat, atau menulis laporan 200 halaman, harus dimulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan kompleks materi yang akan disampaikan, semakin penting tahap pertama ini.

Apabila pesan yang disusun panjang dan kompleks, pembuatan outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Mengapa demikian? Sebuat outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Disamping itu, outline juga akan memberikan arahan sehinga komunikator dapat menyampaikan ide-ide dengan cara yang sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik, outline akan membantu komunikator mengekspresikan transisi antara ide-ide, sehingga audience akan mengerti dan memehami pola piker komunikator. Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, yaitu :

·         Mulailah dengan ide pokok

Ide pokok (main idea) akan membantu menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Idde pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal yaitu: (a) hal-hal apa yang diinginkan agar dilakukan atau dipikirkan oleh audience, (b) alasan yang mendasar, mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.

·         Nyatakan poin-poin pendukung yang penting

Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap kedua adalah menyusun poin-poin penting lainnya, sebagai pendukung ide pokok.

·        Ilustrasi dengan bukti-bukti

Tahapan ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti yang dapat disajikan, semakin baik outline yang dibuat.

2.       Menentukan urutan dengan rencana organisional

Setelah selesai mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide, langkah selanjutnya adalah menentukan urutan penyampaian materi. Untuk menentukan urutan penyampaian materi, ada dua pendekatan penting yang dapat digunakan, Yaitu:

·         Pendekatan langsung

Pendekatan langsung sering disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif, di mana ide pokok muncul paling awal kemudian di ikuti bukti pendukungnya.

·         Pendekatan tidak langsung

Sering disebut juga dengan istilah pendekatan induktif, di mana bukti-bukti muncul terlebih dahulu kemudian diikuti dengan ide pokoknya.

Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan singkat (memo dan surat) maupun pesan formal/panjang (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk menentukan pendekatan yang akan digunakan, reaksi audience terhadap maksud/tujuan pesan dan tipe/jenis pesan yang akan disampaikan harus dianalisis terlebih dahulu.

Secara umum, pendekatan langsung cocok digunakan manakala para audience mempunyai hasrat, tertarik, senang, atau bersikap netral terhadap pesan yang akan disampaikan. Tetapi jika mereka menolak, yang anda sampaikan, lebih baik digunakan pendekatan tak langsung. Kesimpulanya, jika reaksi para audience positif, gunakanlah pendekatan langsung; dan sebaliknya, jika reaksi audience negatif, gunakanlah pendekatan tak langsung

Setelah menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum, langkah berikutnya adalah menentukan rencana organisasional yang paling cocok diantara bebagai model berikut :

1.       Direct request: penyampaian yang langsung pada poin yang dituju (to the point), cocok menggunakan pendekatan pendekatan langsung.

2.       Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill: cocok dengan menggunakan pendekatan langsung.

3.       Pesan-pesan bad news: pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung.

4.       Pesan-pesan persuasive: pendekatannya adalah dengan cara tak langsung.

B. Pemilihan kata yang tepat

 Pemilihan kata merupakan cara memilih kata-kata yang digunakan untuk mencurahkan ide atau pikiran dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat tersebut dapat dengan mudah dipahami, Anda haruss bisa memilih kata2 yang tepat dengan sebaik baiknya. Dalam menyampaikan pesan2 bisnis, peranan kata penting artinya. Agar maksud penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut dapat tercapai, perlu diperhatikan beberapa hal berikut:

1.       Memilih Kata-kata yang familiar

2.       Memilih Kata-kata yang singkat

3.       Memilih Kata-kata yang bermakna tunggal 

C. Membuat kalimat yang efektif

Penyusunan kata yang efektif mempermudah pembaca mengerti isi pesan. Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk menyusun kalimat, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan dan kelogisan.

Tiga Jenis Kalimat

·         Kalimat Sederhana: Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung

·         Kalimat Majemuk: Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan  klausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.

·         Kalimat Kompleks: Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagian anak kalimat.

Sumber :

https://cucusarnika95.wordpress.com/2016/06/06/bab-vii-pengorganisasian-dan-revisi-pesan-pesan-bisnis/

http://bagussmpr.blogspot.co.id/2016/05/pengorganisasian-dan-revisi-pesan-pesan.html

Perencanaan Pesan Pesan Bisnis

Perencanaan Pesan Pesan Bisnis

A. Penentuan proses komposisi

Proses komposisi (komposition process) penyusunan prinsip-prinsip bisnis dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer. Dia harus merencanakan lagu apa yang akan dibuat, menentukan bentuk aransemen dan personal group yang mengiringi lagu tersebut. Kemudian mereka harus melakukan latihan dan uji ulang atau revisi-revisi yang diperlukan, sehingga lagu yang diciptakan mempunyai mutu yang bagus, enak didengar, dan mudah dicerna para penggemarnya. Begitu halnya dengan proses komposisi

untuk pesan-pesan bisnis. Penyususunan pesan-pesan bisnis meliputi 3 tahap, yaitu :

1.    Perencanaan

Daftar fase perencanaan (planning phase) dipikirkan hal-hal yang cukup mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan di sampaikan dan seluruh atau media yang akan digunakan menyampaikan pesan. Di samping itu, intonasi juga perlu di atur, apakah menlemah, mendatar, atau meninggi.yang terpenting adalah menyiasati situasi yang ada, sehingga tujuan yang di kehendaki dapat tercapai.

2.    Organisasi dan komposisi

Setelah tahap perencanaan, tahap berikutnya adalah bagaimana mengorganisasikan ide-ide dan selanjutnya di tuangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitmen pemikiran anda yang dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf dan memiliki ilustrasi yang di perlukan untuk mendukung ide pokok bahasan.

            Organisasi dan kompsisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat dan pargraf. Oleh karena itu diperlukan perhatikan bagaimana mengunakan kata-kata, kalimat dan paragraf yang sederhana.

3.      Revisi

Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali baik dari sisi subtitusi pesan yang ingin di smpaikan, tetapi juga bagaimana gaya penulisannya, stuktur kalimat yang digunakan dan bangaimana tingkat pemahamannya.

Kalau belum sesuai, perlu di lakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan-perbaikan seperlunya.

Oleh karena perkembangan dunia bisnis saat ini begitu cepatnya, maka penyampaian pesan-pesan bisnis perlu tetap memperhatikan bagaimana merencanakan, mengorganisasi dan mengkomposisi, serta merevisi pesan-pesan bisnis secara jelas dan seefektif mungkin.

B. Penentuan tujuan

Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesanyang di sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga danmeningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.

Ada tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :

1.       Memberi informasi (informing)

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.

2.       Membujuk atau persuasi (persuading)

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.

3.       Melakukan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.

C. Analisis audience

1.    Cara Mengembangkan Profil Audiens

a.    Menentukan ukuran dan komposisi audiens

b.    Siapa audiensnya

c.     Reaksi audiens

d.    Tingkat pemahaman audiens

e.    Hubungan komunikator dengan audiens

2.    Cara Memuaskan Audiens akan Kebutuhan Informasi

a.    Temukan atau cari apa yang diinginkan oleh audiens

b.    Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

c.     Berikan semua informasi yang diperlukan

d.    Pastikan bahwa informasinya akurat

e.    Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens

3.    Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens

Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiens untuk mau mengubah perilaku mereka. Akan tetapi, pemberian motivasi ini sering kali mengalami hambatan. Hal ini disebabkan kecenderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang baru. Salah satu cara untuk mengatasinya adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Meskipun pendekatan dengan menggunakan argumentasi ini , merupakan cara yang baik untuk menarik audiens, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi audiens.

D. Penentuan ide pokok

Topik dan ide pokok merupakan 2 hal yang berbeda.Topik adalah subjek pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audiens. Dalam suatu surat pendek atau memo, ide pokok mungkin jelas. Namun, dalam surat yang kompleks, menentukan ide pokok, hal-hal penting yang harus diperhatikan adalah:

1.    Teknik curah pendapat, yaitu memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang ada.

2.    Pembatasan cakupan, yaitu ide pokok dari pesan-pesan selebihnya disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehingga poin-poin yang penting tidak sampai terabaikan.

E. Seleksi saluran dan media

1.    Komunikasi lisan

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuan memberikan umpan balik dengan segera. Saluran ini digunakan bila pesan yang disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatan permanen, dan audiens dapat dibuat lebih nyaman. Komunikasi lisa mencakup antara lain percakapan antara 2 orang atau lebih, pembicaraan lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil, seminar, dan presentasi lainnya.

2.    Komunikasi tertulis

Salah satu keebihan komunikasi tertulis adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Pesan tertulis memiliki berbagai macam bentuk, antara lain surat, memo, proposal, dan laporan.

Sumber :

https://nindy21.wordpress.com/2015/05/05/perancanaan-pesan-bisnis/

https://reviindah.wordpress.com/2015/05/16/perencanaan-pesan-pesan-bisnis/

http://stiebanten.blogspot.co.id/2011/05/pengertian-perencanaan-pesan-pesan.html