Pengorganisasian dan Revisi Pesan Pesan Bisnis
A. Pengorganisasian melalui outline
Pada dasarnya, untuk mencapai
pengorganisasian yang baik diperlukan dua proses tahapan, yaitu pendefinisian
dan penggolongan ide-ide; dan penetapan urutan ide-ide dengan perencanaan
organisasional yang terpilih secara hati-hati.
1. Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah
masalah mendasar yang harus dipecahkan oleh setiap komunikator. Jika materi
yang disajikan lemah, apalagi tidak memiliki suatu gaya yang menarik, fakta
yang ada dapat menjadi kabur. Cepat atau lambat, audience akan menyimpulkan
bahwa yang disampaikan benar-benar tidak bernilai sedikitpun. Semua kegiatan
komunikasi, baik menelpon, membuat 3 paragraf surat, atau menulis laporan 200
halaman, harus dimulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan
kompleks materi yang akan disampaikan, semakin penting tahap pertama ini.
Apabila pesan yang disusun panjang dan
kompleks, pembuatan outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya.
Mengapa demikian? Sebuat outline akan membantu memvisualisasikan hubungan
antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Disamping itu, outline juga
akan memberikan arahan sehinga komunikator dapat menyampaikan ide-ide dengan
cara yang sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik,
outline akan membantu komunikator mengekspresikan transisi antara ide-ide,
sehingga audience akan mengerti dan memehami pola piker komunikator. Susunan
suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan,
yaitu :
·
Mulailah dengan ide pokok
Ide pokok (main idea) akan membantu
menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Idde pokok tersebut dapat
dirangkum ke dalam dua hal yaitu: (a) hal-hal apa yang diinginkan agar
dilakukan atau dipikirkan oleh audience, (b) alasan yang mendasar, mengapa
mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk
membuat outline.
·
Nyatakan poin-poin
pendukung yang penting
Setelah menetapkan ide pokok pesan yang
akan disampaikan, tahap kedua adalah menyusun poin-poin penting lainnya,
sebagai pendukung ide pokok.
· Ilustrasi dengan
bukti-bukti
Tahapan ketiga dalam menyusun outline
adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti yang berhasil
dikumpulkan. Semakin banyak bukti yang dapat disajikan, semakin baik outline
yang dibuat.
2. Menentukan urutan dengan rencana organisional
Setelah selesai mendefinisikan dan
menggolongkan ide-ide, langkah selanjutnya adalah menentukan urutan penyampaian
materi. Untuk menentukan urutan penyampaian materi, ada dua pendekatan penting
yang dapat digunakan, Yaitu:
·
Pendekatan langsung
Pendekatan langsung sering disebut juga
dengan istilah pendekatan deduktif, di mana ide pokok muncul paling awal
kemudian di ikuti bukti pendukungnya.
·
Pendekatan tidak langsung
Sering disebut juga dengan istilah
pendekatan induktif, di mana bukti-bukti muncul terlebih dahulu kemudian
diikuti dengan ide pokoknya.
Kedua pendekatan dasar tersebut dapat
diterapkan baik untuk pesan singkat (memo dan surat) maupun pesan
formal/panjang (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk menentukan pendekatan
yang akan digunakan, reaksi audience terhadap maksud/tujuan pesan dan
tipe/jenis pesan yang akan disampaikan harus dianalisis terlebih dahulu.
Secara umum, pendekatan langsung cocok
digunakan manakala para audience mempunyai hasrat, tertarik, senang, atau
bersikap netral terhadap pesan yang akan disampaikan. Tetapi jika mereka
menolak, yang anda sampaikan, lebih baik digunakan pendekatan tak langsung.
Kesimpulanya, jika reaksi para audience positif, gunakanlah pendekatan
langsung; dan sebaliknya, jika reaksi audience negatif, gunakanlah pendekatan tak
langsung
Setelah menganalisis kemungkinan reaksi
para audiens dan memilih suatu pendekatan umum, langkah berikutnya adalah
menentukan rencana organisasional yang paling cocok diantara bebagai model
berikut :
1. Direct request: penyampaian yang langsung pada poin yang dituju
(to the point), cocok menggunakan pendekatan pendekatan langsung.
2. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill: cocok dengan
menggunakan pendekatan langsung.
3. Pesan-pesan bad news: pendekatan yang dapat diterapkan adalah
pendekatan tak langsung.
4. Pesan-pesan persuasive: pendekatannya adalah dengan cara tak
langsung.
Pemilihan
kata merupakan cara memilih kata-kata yang digunakan untuk mencurahkan ide atau
pikiran dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat tersebut
dapat dengan mudah dipahami, Anda haruss bisa memilih kata2 yang tepat dengan
sebaik baiknya. Dalam menyampaikan pesan2 bisnis, peranan kata penting artinya.
Agar maksud penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut dapat tercapai, perlu
diperhatikan beberapa hal berikut:
1.
Memilih Kata-kata yang
familiar
2.
Memilih Kata-kata yang
singkat
3.
Memilih Kata-kata yang
bermakna tunggal
C. Membuat kalimat yang efektif
Penyusunan
kata yang efektif mempermudah pembaca mengerti isi pesan. Ada tiga hal yang
perlu diperhatikan untuk menyusun kalimat, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan
susunan dan kelogisan.
Tiga Jenis Kalimat
·
Kalimat Sederhana: Suatu
kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak
menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun
tidak langsung
·
Kalimat Majemuk: Kalimat
majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa
dependen. Klausa independen merupakan klausa yang dapat berdiri sendiri
atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa
yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
·
Kalimat Kompleks: Kalimat
kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen
sebagian anak kalimat.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar