Perencanaan Pesan Pesan Bisnis

Perencanaan Pesan Pesan Bisnis

A. Penentuan proses komposisi

Proses komposisi (komposition process) penyusunan prinsip-prinsip bisnis dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer. Dia harus merencanakan lagu apa yang akan dibuat, menentukan bentuk aransemen dan personal group yang mengiringi lagu tersebut. Kemudian mereka harus melakukan latihan dan uji ulang atau revisi-revisi yang diperlukan, sehingga lagu yang diciptakan mempunyai mutu yang bagus, enak didengar, dan mudah dicerna para penggemarnya. Begitu halnya dengan proses komposisi

untuk pesan-pesan bisnis. Penyususunan pesan-pesan bisnis meliputi 3 tahap, yaitu :

1.    Perencanaan

Daftar fase perencanaan (planning phase) dipikirkan hal-hal yang cukup mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan di sampaikan dan seluruh atau media yang akan digunakan menyampaikan pesan. Di samping itu, intonasi juga perlu di atur, apakah menlemah, mendatar, atau meninggi.yang terpenting adalah menyiasati situasi yang ada, sehingga tujuan yang di kehendaki dapat tercapai.

2.    Organisasi dan komposisi

Setelah tahap perencanaan, tahap berikutnya adalah bagaimana mengorganisasikan ide-ide dan selanjutnya di tuangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitmen pemikiran anda yang dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf dan memiliki ilustrasi yang di perlukan untuk mendukung ide pokok bahasan.

            Organisasi dan kompsisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat dan pargraf. Oleh karena itu diperlukan perhatikan bagaimana mengunakan kata-kata, kalimat dan paragraf yang sederhana.

3.      Revisi

Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali baik dari sisi subtitusi pesan yang ingin di smpaikan, tetapi juga bagaimana gaya penulisannya, stuktur kalimat yang digunakan dan bangaimana tingkat pemahamannya.

Kalau belum sesuai, perlu di lakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan-perbaikan seperlunya.

Oleh karena perkembangan dunia bisnis saat ini begitu cepatnya, maka penyampaian pesan-pesan bisnis perlu tetap memperhatikan bagaimana merencanakan, mengorganisasi dan mengkomposisi, serta merevisi pesan-pesan bisnis secara jelas dan seefektif mungkin.

B. Penentuan tujuan

Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesanyang di sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga danmeningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.

Ada tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :

1.       Memberi informasi (informing)

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.

2.       Membujuk atau persuasi (persuading)

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.

3.       Melakukan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.

C. Analisis audience

1.    Cara Mengembangkan Profil Audiens

a.    Menentukan ukuran dan komposisi audiens

b.    Siapa audiensnya

c.     Reaksi audiens

d.    Tingkat pemahaman audiens

e.    Hubungan komunikator dengan audiens

2.    Cara Memuaskan Audiens akan Kebutuhan Informasi

a.    Temukan atau cari apa yang diinginkan oleh audiens

b.    Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

c.     Berikan semua informasi yang diperlukan

d.    Pastikan bahwa informasinya akurat

e.    Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens

3.    Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens

Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiens untuk mau mengubah perilaku mereka. Akan tetapi, pemberian motivasi ini sering kali mengalami hambatan. Hal ini disebabkan kecenderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang baru. Salah satu cara untuk mengatasinya adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Meskipun pendekatan dengan menggunakan argumentasi ini , merupakan cara yang baik untuk menarik audiens, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi audiens.

D. Penentuan ide pokok

Topik dan ide pokok merupakan 2 hal yang berbeda.Topik adalah subjek pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audiens. Dalam suatu surat pendek atau memo, ide pokok mungkin jelas. Namun, dalam surat yang kompleks, menentukan ide pokok, hal-hal penting yang harus diperhatikan adalah:

1.    Teknik curah pendapat, yaitu memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang ada.

2.    Pembatasan cakupan, yaitu ide pokok dari pesan-pesan selebihnya disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehingga poin-poin yang penting tidak sampai terabaikan.

E. Seleksi saluran dan media

1.    Komunikasi lisan

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuan memberikan umpan balik dengan segera. Saluran ini digunakan bila pesan yang disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatan permanen, dan audiens dapat dibuat lebih nyaman. Komunikasi lisa mencakup antara lain percakapan antara 2 orang atau lebih, pembicaraan lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil, seminar, dan presentasi lainnya.

2.    Komunikasi tertulis

Salah satu keebihan komunikasi tertulis adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Pesan tertulis memiliki berbagai macam bentuk, antara lain surat, memo, proposal, dan laporan.

Sumber :

https://nindy21.wordpress.com/2015/05/05/perancanaan-pesan-bisnis/

https://reviindah.wordpress.com/2015/05/16/perencanaan-pesan-pesan-bisnis/

http://stiebanten.blogspot.co.id/2011/05/pengertian-perencanaan-pesan-pesan.html