Presentasi Bisnis

Presentasi Bisnis

A. Persiapan Dasar Presentasi Bisnis

• Penguasaan terhadap Topik atau materi yang akan Dipresentasikan

Penguasaan terhadap materi yang akan dipresentasikan merupakan salah satu syarat penting agar apa yang ingin disampaikan kepada audiens dapat mencapai sasaran. Ketidaksiapan terhadap materi yang akan dipresentasikan  bukan saja menghambat penyampaian pesan kepada audiens, tetapi juga akan memberikan citra (image) yang kurang baik bagi pembicara yang bersangkutan. Oleh karena itu, kuasailah materi tersebut dengan baik sebelum melakukan  presentasi di hadapan audiens.

• Penguasaan Berbagai Alat Bantu Presentasi dengan Baik

Di samping penguasaan materi yang baik, yang juga penting adalah  bagaimana seorang pembicara mampu memanfaatkan berbagai alat bantu  presentasi bisnis demi pencapaian tujuan yang dikehendaki. Berbagai alat bantu presentasi bisnis yang dapat digunakan antara lain: whiteboard, spidol, overhead projector (OHP), transparansi, slide, komputer,  bagan, flip chart, kamera video, tape, televisi, dan LCD projector.

• Menganalisis Audiens

Agar tujuan presentasi bisnis dapat tercapai dengan baik, seorang pembicara  perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Melalui pendekatan bertanya dengan menggunakan kata tanya seperti: apa, siapa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana, seorang pembicara akan dapat mengidentifikasi siapa sebenarnya audiens yang dimaksud sehingga dapat melakukan berbagai persiapan antisipatif.

• Menganalisis Berbagai Lingkungan Lokasi atau Tempat untuk Presentasi

Agar presentasi bisnis yang dilakukan tersebut dapat mencapai tujuan, seorang pembicara perlu mengenal lebih dekat lingkungan lokasi atau tempat ia akan melakukan presentasi bisnis. Pemahaman terhadap lingkungan atau suasana lokasi untuk presentasi bisnis tersebut akan memberikan kemudahan kepada seorang pembicara dalam mengatur alat bantu presentasi yang sesuai dengan lokasi tersebut. Misalnya, apakah lokasi yang digunakan untuk presentasi memiliki ruang yang cukup luas, bagaimana tata letak ruangan, bentuk meja dan tempat duduk untuk audiens, dan lain-lain.

B. Penggunaan Alat Bantu dalam Presentasi

Sejalan dengan perkembangan teknologi multimedia dewasa ini, sudah seharusnya seorang pembicara profesional tidak ketinggalan dalam memeanfaatkan teknologi modern tersebut. Namun, yang lebih penting adalah bagaimana seorang pembicara mampu menjelaskan, menafsirkan, maupun meyakini yang dipresentasikan dengan baik melalui alat bantu presentasi yang tersedia tersebut. Pemilihan alat bantu audio visual presentasi yang akan digunakan sangat bergantung pada sejauh mana seorang pembicara mampu menganalisis materi, audiens, maupun suasana lokasi seorang pembicara akan melakukan presentasi bisnis. Ketidaktepatan dalam menggunakan alat bantu presentasi bisnis bukan saja mengganggu jalannya presentasi yang dilakukan, tetapi juga memberikan penilaian yang kurang mrnguntungkan bagi pembicara tersebut.

Alat bantu presentasi cukup banyak variasinya, mulai dari alat bantu presentasi yang konvensional sampai dengan yang modern atau kontemporer. Sebelum menggunakan alat bantu presentasi tersebut, sudah selayaknya apabila seorang pembicara memiliki kemampuan teknis operasional dan melakukan pemeriksaan sebelum alat bantu presentasi bisnis tersebut digunakan. Berbagai alat bantu presentasi bisnis mencakup antara lain; blackboard, whiteboard, flipcharts, transpartasi overhead projector, slide, papan tulis elektronik, VCR, panel LCD, LCD projector. Masing-masing alat bantu presentasi bisnis tersebut memiliki keunggulan dan kelemahan yang dapat dijelaskan berikut ini;

1.      Papan Tulis Hitam dan Papan Tulis Putih (blackboard dan whiteboard)

2.      Flip Charts

3.      Transparansi Overhead Projector

4.      Slide

5.      Papan Tulis Elektronik

6.      Video Cassette Recorder (VCR)

7.      Panel LCD

8.      Proyektor LCD

C. Menganalisa Audience

Untuk dapat melakukan presentasi bisnis yang baik, salah satu persyaratannya, pembicara harus dapat menganalisis audiens (audience analysis) secara tepat. Ketidaktepatan dalam menganalisis audiens akan membuat pembicara gagal atau kecewa karena tidak mampu menyampaikan presentasi dengan baik. Oleh karena itu, dalam menganalisis audiens seorang pembicara harus mampu menjawab enam pertanyaan mendasar berikut ini.

1.      Siapa Audiensnya?

Analisis audiens ini berkaitan dengan kepada siapa seseorang itu berbicara. Semakin banyak informasi yang dapat diperoleh dari para audiens, pembicara semakin mudah melakukan presentasi secara tepat.

2.      Apa yang Diinginkan Audiens?

Agar penyampaian pesan-pesan bisnis sesuai seperti yang diharapkan, pembicara yang baik perlu mengetahui apa yang diinginkan oleh audiens.

3.      Dimana Melakukan Presentasi?

Bagi pembicara, pemahaman terhadap tempat presentasi dilakukan sangat penting. Pemahaman tempat presentasi akan membantu pembicara untuk menyusun strategi yang tepat

4.      Kapan Melakukan Presentasi?

Seorang pembicara perlu memperhatikan secara seksama kapan melakukan presentasi bisnis (rincian mengenai tanggal, bulan, hari dan jam berapa). Sebagaimana dalam waktu sehari terdapat berjam-jam ketika Audiens masih “segar”, tetapi juga terdapat jam-jam saat stamina audiens telah menurun, melemah, bahkan cendrung mengantuk. Pagi hari sangat baik untuk melakukan presentasi bisnis. Adapun waktu siang hari setelah makan siang merupakan waktu yang cukup berat untuk presentasi bisnis, karna audiens cendrung ngantuk.

5.      Mengapa Melakukan Presentasi?

Sebelum melakukan presentasi bisnis, seorang pembicara harus mampu menjawab pertanyaan mengapa harus melakukan presentasi bisnis. Tentunya akan sangat bervariasi antara seseorang dengan yang lain. Mungkin bagi pembicara yang lainnya bagi presentasi bisnis dimaksud untuk memberikan alternatif solusi atas merosotnya omset penjualan buku-buku referensi peguruan tinggi di tanah air akhir-akhir ini.

6.      Bagaimana Melakukan Presentasi?

Seorang pembicara yang satu dengan pembicara dengan pembicara yang lain tentunya memiliki strategi presentasi bisnis yang berbeda-beda. Misalnya, presentasi dilakukan dengan memegagang catatan atau naskah lengkap, menggunakan tranparansi overbead, slide, proyektor LCD, computer atau multimedia, atau lainnya.

D. Mempersiapkan Diri dan Mental

Dalam melakukan presentasi bisnis, sebenarnya bukan saja ucapan atau pembicara yang menjadi perhatian. Tetapi juga muncul gerakan-gerakan tertentu yang dilakukan oleh pembicara. Presentasi bisnis termasuk salah satu bentuk komunikasi nonverbal. Gerakan-gerakan yang sering dilakukan pembicara dalam melakukan presentasi bisnis antara lain meliputi ekspresi wajah, senyuman, kontak mata, gerakan tangan, gerakan bahu, gerakan kepala, dan cara berdiri.

a.       Ekpresi Wajah

Ekspresi wajah adalah salah satu ekspresi tubuh yang dapat memberikan arti senang, senang, sedih, cemberut, atau marah. Wajah dapat mengekpresikan dirinya dengan polos, apa adanya tidak perlu ditutup-tutupi. Oleh karna itu saat melakukan presentasi bisnis seorang pembicara perlu berlatih bagaimana  menampilkan ekspresi wajah untuk mengekspresikan kesenangan, kesedihan, atau kemarahan terhadap sesuatu.

b.      Senyuman

Menurut suatu penelitian, orang yang mudah tersenyum lebih bahagia dari pada mereka yang tidak pernah tersenyum. Para ilmuan membuktikan bahwa dengan tersenyum, seseorang yang mengeluarkan suatu zat kimia  didalam otak, sehingga ia merasa enak atau senang.Senyum dapat mengapus beda pendapat, mengobati perasaan sakit, memulai hubungan, meyakinkan teman, dan menyampaikan pengahargaan. Dalam presentasi bisnis, senyum yang polos, tulus dan tidak dibuat-buat dapat membuat penampilan lebih bersahabat dan membangun hubungan yang lebih  akrab terhadap audiens. Ada kecendrungan seseorang lebih senang melihat orang lain tersenyum dari pada cemberut. Oleh karna itu, senyumlah selama melakukan presentasi bisnis memiliki arti yang sangat penting. Tersenyumlah secara wajar atau secukupnya tetapi jangan berlebihan.

c.       Kontak Mata

Kontak mata (eye contact) yang efektif dan efesien adalah ciri-ciri profesionalitas pembicaraan. Menurut Leonardo da vinci, mata adalah cerminan jiwa. mata juga menunjukan keyainan diri seseorang. Sedangkan mata yang setangah tertutup memberikan kesan adanya keraguaan atau kesangsian.Pada menit-menit pertama melakukan prsentasi bisnis, kontak mata memiliki makna yang cukup melakukan prsentasi bisnis tataplah para audiens dengan baik. Jangan memfokuskan perhatian pada seseorang atau sisi ruangan tertentu, tetapi tataplah mereka secara merata. Tatapan mata  si pembicara  keseluruh audiens menunjukan bahwa ia berharap semua audiens memperoleh perhatian yang sama. Pandanglah mereka dengan senyuman manis. Hindari ekspresi wajah yang cemberut.

d.      Gerakan Tangan

Gerakan tangan sangat membantu dalam melakukan persentasi bisnis yang dapat memperkuat topik bahasan dan lebih membantu dalam meyakinkan audiens. Gerakan tangan yang dilakukan oleh pembicara saat persentasi bisnis ada bermacam-macam, sesuai keinginan pembicara namun harus tetap santun. Salah satu contoh gerakan tangan oleh pembicara adalah ketika pembicara menggerakkan tangan secara terbuka untuk menunjukkan kejujuran atau keterbukaan.

e.       Gerakan Bahu

Gerakan bahu yang dilakukan pembicara dapat menunjukkan bahwa kita sebagai pembicara dalam persentasi bisnis dalam keadaan siap atau menyerah. Gerakan bahu tegak yang diiringi dengan kepala mendongak keatas dan menghembuskan nafas menunnjukkan pembicara dalam keadaan siap, sedangkan gerakan bahu yang terkulai lemas menunjukkan pembicara sedang tidak bersemangat atau menyerah.

f.       Gerakan kepala

Gerakan kepala pembicara dalam persentasi bisnis dapat menunjukkan tindakan setuju atau menolak suatu pernyataan. Seperti ketika kita setuju dengan sebuah pernyataan gerkan kepala kita adalah dengan menganggukkan kepala, sedangkan ketika kita menolah sebuah pernyataan maka gerakan kepala kita adalah dengan menggelengkan kepala.

g.      Cara Berdiri

Berdiri dalam melakukan persentasi bisnis merupakan hal positif karena posisi pembicara tampak lebih tinggi dan lebih mudah bergerak serta mengatur pernapasan. Cara pembicara berdiri didepan audiens akan menentukan keberhasilan pembicara dalam menyampaikan persentasi. Cara berdiri pembicara yang baik dan benar adalah berdiri tegap, tegakkan dada dan bernafas dengan perut, condongkan kepalas sedikit kedepan, buka kedua tangan, dan jangan membungkuk.Peter Urs Benders dalam buku Secrets Of Power Presentations memberikan resep bagaimana seorang pembicara mampu mengembangkan percaya diri , yaitu :

1.      Saat anda di perkenalkan , tersenyumlah dan pandanglah sekilas semua hadirin (audiens) dan kemudian keada orang yang mengatakan segala yang baik dari anda (yang memperkenalkan anda) . Jangan nunduk malu . Berbanggalah !

2.      Mulailah perlahanlahan, dengan punggung dan dagu tegak . kemudian percepat  secara bertahap.

3.      Bukalah presentasi anda dengan mengatakan sesuatu secara sungguhsungguh.

4.      Mengakui anda lebih tau tentang topic tersebut, dari pada para pendengar anda. Anda seorang pakar.

5.      Pakailah pakaian anda yang terbaik.

6.      Yang terpenting , hiasi wajah anda dengan senyuman. Tubuh anda un akan merasa positif . Teruslah berkata ada diri sendiri betapa nyamannya perasaan anda.

Sumber : 

http://situkangtugas.blogspot.co.id/2014/10/tugas-kelompok-makalah-komunikasi.html